Hyödyllisiä vinkkejä ja toimintoja

Vinkkejä Excelin käyttöön

Seuraavassa mahdollisesti hyödyllisiä vinkkejä Excelin käyttöön.

Tiedot erillisiin soluihin

Excelissä on useita tapoja erottaa postinumero ja postitoimipaikka, vaikka ne olisivat samassa solussa. Tässä on muutamia yleisimpiä menetelmiä:

1. Teksti sarakkeisiin -toiminto:

Jos erotettavien tietojen välillä oleva merkki toistuu läpi valitun alueen, voit käyttää helpointa menetelmää, joka Excelissä kyseiselle toiminnolle löytyy. Esimerkiksi postinumeroa ja postitoimipaikkaa saattaa erottaa aina välilyönti, joten sen voi erottaa helposti seuraavalla menetelmällä. On kuitenkin huomioitava, että joissain postitoimipaikkojen nimissä on myös välilyönti (esim. 31700 URJALA AS). Tuolloin tiedot jaetaan tällä menetelmällä kolmeen erilliseen soluun: ”31700” ”URJALA” ”AS”

• Valitse solut, jotka sisältävät postinumerot ja postitoimipaikat.
• Siirry ”Tiedot”-välilehdelle ja valitse ”Teksti sarakkeisiin”.
• Valitse ”Erotettu” ja napsauta ”Seuraava”.
• Valitse erotinmerkiksi ”Välilyönti” (tai muu merkki, joka erottaa postinumeron ja postitoimipaikan).
• Napsauta ”Seuraava” ja valitse kummallekin sarakkeelle sopiva tietotyyppi (yleensä ”Yleinen” tai ”Teksti”). Huomaa, että postinumerossa saattaa olla ensimmäinen numero nolla, joten sen tietotyypiksi kannattaa valita ”Teksti”.
• Valitse kohdesolu, johon haluat erotetut tiedot, ja napsauta ”Valmis”.

2. Kaavalla erottaminen:

Erottamiseen voidaan käyttää myös kaavaa =VASEN(A1;5), jossa ”A1” edustaa erotettavan tiedon solua ja numero ”5” erotettavien merkkien määrää.

• Luo erotettavalle tiedolle oma sarake taulukossa.
• Lisää kaava =VASEN(A1;5) erotettavan tiedon vasemmalle puolelle soluun ja korvaa ”A1” erotettavan tiedon solun osoitteella.
• Kopioi kaavaa tarvittavaan määrään soluja.
• Tee uusi sarake erotettavan tiedon solujen sarakkeen oikealle puolelle ja kopioi siihen kaavaa =OIKEA(D5;PITUUS(D5)-6), jossa kaava tarkoittaa seuraavaa:
• ”OIKEA”: Solun oikeassa laidassa olevat merkit säilytetään.
• ”D5”: Solun osoite, josta tiedot poimitaan.
• ”PITUUS(D5)-6): kaava vähentää kokonaispituudesta vasemmalta kuusi merkkiä, koska ympäröivän kaavan asetus on oikea. Tällöin saadaan jäljellä olevien merkkien määrä.
• Kopioi kaavaa kaikkiin tarvittaviin soluihin sarakkeessa.
• Valitse vuorotellen molemmat erotetut solut, kopioi leikepöydälle ja liitä ne tyhjiin sarakkeisiin määräten (pelkät arvot), jolloin kaavat poistuvat ja niiden arvot säilyvät.
• Poista solu, jossa on molemmat erotetut tiedot tarpeettomana.

Solujen tietojen yhdistäminen soluun

Excelissä voit myös yhdistää useamman solun tietoja yhteen soluun. Tämä tulee tarpeeseen esimerkiksi, jos postinumero ja postitoimipaikka ovat eri soluissa ja ne halutaan yhdistää yhteen soluun.

2. Kaavalla yhdistäminen:

Avaa postinumerot.xlsx -harjoitustaulukko Excelissä. Taulukossa on postinumero ja postitoimipaikka erillisissä soluissa. Luodaan taulukkoon yksi sarake lisää ja yhdistetään tiedot siihen:

1. Luo uusi sarake taulukkoon D-sarakkeen vasemmalle puolelle.
2. Lisää taulukon ensimmäiseen tietosoluun kaava =B1 & " " & C1. Kaavassa voit klikata yhtäsuuruusmerkin (=) jälkeen solua, jossa on postinumero ja edelleen postitoimipaikka.
3. Hyväksy kaava painamalla
4. Kopioi kaavaa alaspäin koko taulukon korkeudelta
5. Valitse alue, jossa kaavat ovat, kopioi alue leikepöydälle ja liitä tiedot määräten (Pelkät arvot) esimerkiksi Postitoimipaikka-sarakkeeseen taulukossa.
6. Poista turhat sarakkeet tarpeettomina.