1. Tekstinkäsittely teoriassa

Tekstinkäsittely teoriassa

Tutustutaan tekstinkäsittelyn teoriassa tekstin luettavuuteen liittyviä asioita ja kuinka voidaan vaikuttaa oman asiakirjan ulkoiseen luettavuuteen valitsemalla käyttöön luettavuudeltaan hyvän fontin. Tutkitaan myös hieman asiakirjastandardiin, joka on luotu yhtenäistämään virallisten asiakirjojen muotoa. Opitaan myös tekstinkäsittelyohjelmien keskeisistä termeistä.

Typografia – luovaa mutta luettavaa

Typografialla pyritään tyylikkyyteen ja helposti luettavaan tekstiin. Typografian perusasioita ovat kirjasimen (fontti) ja kirjasintyypin valinta. Käytämmekö pääteviivallista vai päätteetöntä fonttia? Kuinka paljon otsikoiden ja leiipätekstin fontit eroavat toisistaan vai käytetäänkö ehkä samaa fonttia molemmissa. Usein typografia on taiteilua luettavuuden ja luovuuden välillä. Pyritään luomaan näyttävä ja omaperäinen kokonaisuus kuitenkaan menettämättä sisällön luettavuutta.

Tekstinkäsittelyn termejä

Tekstin yhteydessä puhutaan usein fonteista ja typografiasta ja myös tällä kurssilla tulemme kuulemaan nuo termit usein. Typografia terminä käsittää fonttien eli kirjasimien, fonttikoon ja muiden asetuksien, marginaalien, täytteiden jne. valinnan. Typografia on siis asiakirjan tekstimassan ulkonäön mutta ennenkaikkea luettavuuden määritelmä. Hyvällä typografialla teksti on helposti luettavaa ja selkeää kun taas huono typografia tekee tekstistä hankalaselkoista ja vaikeasti luettavaa.

Muutamia termejä tutkiskeltavaksi:

• Marginaali (reunukset): Marginaali on tekstiasiakirjassa, sen ulkoreunoihin asetettava tyhjä tila.
• Otsikko: Otsikot ovat asiakirjan otsikoita ja ne jaotellaan useasti puheessa pääotsikoksi ja alaotsikoiksi. Otsikkoa seuraa tavallisesti leipätekstiä.
• Leipäteksti: Leipäteksti on tekstin sisällön tekstimassaa, joka sisältää tekstikappaleita.
• Tekstikappale: Tekstikappaleet koostuvat lauseista.
• Välistys: Välistyksellä asetetaan tekstikappaleiden välinen tyhjä tila. Usein leipätekstissä kannattaa asettaa kappaleiden väliin pieni tila sillä se selkeyttää tekstiä ja helpottaa lukemista. Tyhjä tila on lukijalle ikäänkuin lupa hengähtää tovi tekstin lukemisessa. Se myös jäsentää tekstiä. Merkeille (kirjaimet, numerot ja erikoismerkit) voidaan myös asettaa välistys, joka harventaa tai tiivistää tekstiä. Harventamalla tai tiivistämällä tekstiä voidaan myös vaikuttaa tekstin luettavuuteen.
• Ingressi: Ingressi on ikäänkuin johdatus dokumentin sisältöön ja sen fontin muotoilu poikkeaa tavallisesti leipätekstin muotoilusta. Ingressi on tavallisesti pääotsikon jälkeen oleva muutamasta lauseesta koostuva tekstikappale. Teksti tulisi mahduttaa yhteen tekstikappaleeseen.
• Tyylit: Tekstinkäsittelyohjelmassa voidaan asettaa eri tekstilajeille (otsikot, leipäteksti, ingressi) määrätty tyyli. Tyylejä käyttämällä voidaan vaikuttaa tietyn tekstilajin muotoiluun koko asiakirjan laajuudessa. Esimerkiksi alaotsikon tyyli vaikuttaa kaikkiin asiakirjan otsikoihin ja niistä tulee yhdenmukaiset toisiensa kanssa. Yhdenmukaisuus taas tuo aina selkeyttä asiakirjan ulkoasuun.
• Serif: Serif on pääteviivallinen fonttityyppi, jossa kirjaimien päätteissä on viivat. Seriffin sanotaan helpottavan lukemista sillä ihmissilmä pyrkii seuraamaan vaakaviivaa ja näin ollen lukeminen pysyy rivillä paremmin. Serif fonttityyppiä käytetään laajalti kirjallisuudessa ja lehtipainossa.
• Sans-Serif (groteski): Kuka ampui Seriffin? Pääteviivaton fonttityyppi, jossa ei ole kirjaimien päätteissä viivoja. Sans-serif fonttityypin fontteja suositaan verkkojulkaisussa sillä se soveltuu paremmin näyttölaitteilta luettavaan sisältöön, kuin Serif-fontti.
• Riviväli (rivikorkeus): Riviväli on tekstirivin korkeus, jolla voidaan vaikuttaa olennaisesti luettavuuteen. Jos riviväli on liian pieni tekstistä tulee vaikeasti seurattavaa kun katse eksyy helposti väärälle riville.
• Sarkain: Sarkaimet ovat asiakirjassa merkkejä, joissa kursori siirtyy painettaessa-näppäintä.
• Suuraakkoset: Suuraakkosilla kirjoitettua tekstiä ei suositella käytetäväksi, kuin erityistapauksessa sillä se mielletään huutamiseksi. SUURAAKKOSILLA KIRJOITETUSSA TEKSTISSÄ KAIKKI KIRJAIMET OVAT ISOJA.
• Kursivoitu (italic): Kursivoidun tekstin kirjaimet ovat hieman vinossa oikealle. Kursivoitua tekstiä käytetään esimerkiksi tekstilainauksissa heittömerkkien sijaan tai kuvateksteissä. Sitä voidaan toki käyttää myös tehokeinona erottamaan teksti muusta tekstistä.

Asiakirjastandardi työnhaussa

Työhakemuksessa asiakirjastandardin hyödyntäminen tuo hakemukseen ryhtiä. Asiakirjan elementit ovat silmää miellyttävissä paikoissa. Hakemuksen ulkoasusta saadaan asiakirjastandardin avulla helposti tasapainoisen ja ”virallisen” näköinen, joka erottuu hakemusten joukosta.

CV taitettuna asiakirjastandardin asetteluun on selkeä ulkoasultaan ja hakemuksen käsittelijä löytää haluamansa asiat yhdellä silmäyksellä. Siksi asiakirjastandardia kannattaa ainakin joiltain osin hyödyntää CV:n ulkoasussa.