4.1 MS Word ohjelmisto
Tekstinkäsittelyä – MS Word
Itse käytän Microsoft Office Word-ohjelmiston versioa 2021 tekstinkäsittelyyn. Microsoftin Office-ohjelmistoon kuuluva Word on luultavasti käytetyin tekstinkäsittelyyn käytetty ohjelmisto. Muita vastaavia vaihtoehtoja ovat Open Office -ohjelmistopaketti, jonka saa ilmaiseksi ladattua verkosta. Myös Googlella on omat toimisto-ohjelmistot, jotka kuuluvat verkko-ohjelmina Googlen tilin tarjontaan. Ilmaisia vaihtoehtoja kannattaa myös kokeilla omalla ajalla, jos toimisto-ohjelmistoille on itsellä käyttöä eikä halua sijoittaa rahaa ohjelmiin.
Office 365?
Office 365 on kattava vuosimaksullinen ohjelmistopaketti, joka sisältää tutut Office-sovellukset kuten Word, Excel, PowerPoint ja Outlook, sekä muita hyödyllisiä työkaluja kuten OneDrive-pilvitallennustilan ja Teams-viestintäalustan. Office 365:n avulla voit työskennellä tehokkaasti missä ja milloin tahansa, ja se tarjoaa saumattoman yhteistyön eri laitteiden välillä. Office 365:n vuosimaksullinen tilaus pitää sinut aina ajan tasalla uusimpien ominaisuuksien ja päivitysten kanssa, ja se sisältää myös teknisen tuen.
Office 2021
Office 2021 on Microsoftin viimeisin kertamaksullinen Office-ohjelmistopaketti, joka tarjoaa perinteiset Office-sovellukset kuten Word, Excel, PowerPoint ja Outlook ilman jatkuvaa tilausmaksua. Se on suunniteltu erityisesti niille käyttäjille, jotka haluavat pysyvän lisenssin ohjelmistoon ja välttää tilausmallin. Office 2021 sisältää monia uusia ominaisuuksia ja parannuksia, kuten parannetun suorituskyvyn, uusia visuaalisia elementtejä ja paremman yhteensopivuuden eri tiedostomuotojen kanssa. Vaikka se ei sisällä kaikkia Microsoft 365:n pilvipohjaisia ominaisuuksia ja jatkuvia päivityksiä, se tarjoaa vakaan ja luotettavan ratkaisun perinteiseen toimistotyöhön.
Productkeys.fi
Jos etsit hyvää paikkaa mistä ostaa Microsoft Office 2021 kertamaksullisen lisenssin, suosittelen tutustumaan productkeys.fi -verkkokaupan tarjontaan. Ohjelmiston lisenssi maksaa (vuonna 2025).
MS Word tekstinkäsittelyssä
Aloitetaan tutustuminen MS Officen Word-tekstinkäsittelyohjelmaan. Voit avata ohjelman helpoiten kirjoittamalla Windowsin hakukenttään Word ja avaamalla ohjelman klikkaamalla hiiren ykköspainikkeella hakutoiminnon sovelluksista ohjelman auki.
Aloitusikkunassa voit valita uudelle dokumentille joko valmiista pohjista tai aloittaa tyhjältä pöydältä valitsemalla vaihtoehdoista Tyhjä-nimisen dokumentin.
Muita toimintoja aloitusikkunassa ovat:
- Tili: Jos sinulla on Microsoftin tili, voit kijautua ohjelmassa tilillesi
- Palaute: Linkki MS Officen palautekeskukseen
- Asetukset: Voit määrittää ohjelman toimintaan liittyviä asetuksia.
Aloitamme työskentelyn luomalla uuden Tyhjän tekstidokumentin. Klikkaa siis dokumenttivalinnoista valinta Tyhjä.
MS Wordin käyttöliittymä
Eteen avautuu luomasi tekstidokumentti Wordissa. MS Office -ohjelmien käyttöliittymät noudattavat suunnilleen samaa kaavaa, joskin luonnollisestikin toimintopainikkeet vaihtelevat osaltaan ohjelman käyttötarkoituksen mukaan. Käyttöliittymän sivunäkumän ylälaidassa on toimintojen painikkeita sisältävä valikko, jota kutsutaan valintanauhaksi. Valintanauhassa toiminnot on jaettu lohkoihin toiminnon aiheiden mukaisesti. Esimerkiksi fontteihin liittyvät toiminnot löytyvät Fontit-lohkosta. Leikkaa-, liitä- ja kopioi-toiminnot löytyvät leikepöydälle luodusta valintanauhan lohkosta Aloitus-ikkunan vasemmasta laidasta. lohkoja jakaa hento pystysuuntainen viiva. Jokaisen lohkon oikeassa alakulmassa on pieni hyttysen näköinen ikoni, josta voi klikata tarkempia asetuksia sisältävän ikkunan auki.
Valintanauhoista käytetyimpiä ovat Aloitus-, Lisää– ja Asettelu-välilehdet, joiden kautta tehdään perusmuotoiluja dokumentille. Tutustummekin aluksi näiden välilehtien toimintoihin.
Perusasetukset kuntoon
Wordin perusasetukset kannattaa käytön aloittamisen jälkeen laittaa kuntoon. Siirry välilehdillä Näytä-välilehdelle, josta voit säätää mitä asioita ohjelma näyttää asiakirjan muokkauksessa.
Näytä-välilehdeltä kannattaa heti aluksi ottaa Viivain käyttöön Näytä-lohkosta klikkaamalla täppä Viivain -kohtaan. Samassa paikassa on muitakin vaihtoehtoja jos niitä haluaa käyttää apuna näkemään dokumentin asettelua paremmin.
Muita toimintoja välilehdellä:
- Näkymät: Vaihda asiakirjan näkymää tarpeen oman maun mukaan. Vaihtoehdoissa on myös tulostusnäkymä, joka näyttää kuinka asiakirja tulostuu printatessa.
- Zoomaus: Voit valita näytetäänkö näkymässä pelkästään yksi sivu vai kaksi sivua tai suurennetaanko näkymä leveydeltään näytön levyiseksi.
Välilehdet
MS Wordin valintanauhat on jaettu välilehdille, joita voit vaihdella ikkunan yläosassa, kuten monissa muissakin ohjelmissa. Jokainen välilehti sisältää kokoelman toimintoja tiettyihin toimintoihin tekstinkäsittelyssä. Tutkimme suraavaksi kolmen tavallisimman välilehden toimintoja, jota saat käsityksen ohjelman käytöstä tekstinkäsittelystä käytännössä.
Aloitus-välilehti
Aloitusvälilehti aukeaa ensimmäisenä, kun luodaan uusi tekstidokumentti ja se sisältää kaikkein oleellisimmat ja käytetyimmät toiminnot tekstinkäsittelyä ajatellen. Vasemmalta lähtien lohkojen toimintoja ovat seuraavat:
- Leikepöytä: Leikkaa-, kopioi- ja liitä-toiminnot ovat luultavasti kaikille tuttuja. Liitä-toiminnossa on olemassa myös vaihtoehtoja liitä muotoilemattomana, jolloin esimerkiksi nettisivulta kopioitu teksti liitetään ilman fonttimuotoiluja tekstidokumenttiin ja siihen voidaan itse tehdä sopivat muotoilut.
- Fontti: Lohko sisältää tekstin fonttiin liittyviä valintoja. Valinnoista löytyy mm. käytettävä fontti pudotusvalikkona; tekstin lihavointi, kursivointi ja alleviivaus sekä muita fontin korsiteluun tarkoitettuja efektejä.
- Kappale: Tekstikappaleen muotoiluun liittyvät säädöt löytyvät loogisesti Kappale-välilehdeltä ja tulemmekin käyttämään tätä lohkoa paljon tulevissa harjoituksista. Tässä lohkossa kannattaa muistaa lohkon hyttynen, jonka takaa löytyy myös lisää paljon käytettyjä toimintoja.
- Tyylit: Valitun tekstin tyylit ja niiden valinta. Tyylin asetuksiin pääsee klikkaamalla tyylin päällä hiiren kakkospainikkeella. Avautuvista valinnoista löytyy paljon perusmuotoiluja sekä fontille, että kappaleelle, jotka voidaan asettaa tyyliin.
- Muokkaus: lohkon toiminnoissa on Etsi, jonka avulla voidaan etsiä tekstidokumentista erilaisia asioita, kuten sanoja yms. Korvaa-toiminnolla voidaan korvata tekstissä joitain sanoja toisilla. Toiminto on kätevä, jos haluamme korvata kaikki tietyt sanat tms., jollain muulla. On helpompaa käyttää Korvaa-toimintoa, kuin kahlata koko teksti läpi ja muuttaa jokainen manuaalisesti.
- Adobe Acrobat: jos olet asentanut Adobe Acrobat-ohjelmiston sinulla saattaa olla käytössä valikossa myös ohjelmiston oma välilehti.
Lisää-välilehti
Lisää valintanauhassa olennaisimpia toimintoja ovat ylä- ja alatunnisteen lisääminen, linkkien lisääminen tekstiin, erikoismerkit, automaattinen päivämäärä ja muiden objeltien lisääminen tekstidokumenttiin. Vasemmalta lähtien lohkojen toimintoja ovat seuraavat:
- Sivut: Voit lisätä dokumenttiin kansilehden, uuden tyhjän sivun tai tehdä pakotetun sivunvaihdon. Pakotettu sivunvaihto on kätevä, jos haluat jättää sivun kirjoittamisen ja jatkaa tekstiä seuraavalla sivulla.
- Taulukot: Wordiin voidaan tuoda tai linkittää myös Excel-laskentataulukoita.
- Kuvat: Voit lisätä tekstin joukkoon Kuvia, erilaisia muotoja, SmartArt-objekteja, kaavioita tai näyttökuvia.
- Apuohjelmat: Hae erilaisia apuohjelmia ja hallitse Wordiin asennettuja apuohjelmia. Myös Wikipedian linkki löytyy tästä valikosta.
- Mediatiedostot: Jos teet dokumenttia esimerkiksi verkkosivulle ja aiot lisätä animoitua grafiikka, voit tehdä sen tämän toiminnon avulla. On kuitenkin muistettava, että animoitu grafiikka harvoin toimii kovin helposti tekstidokumenteissa.
- Linkit: Linkit lohkossa on todella hyödyllisiä toimintoja mm. linkkien lisäämistoiminto. Voit nimittäin lisätä toimivan linkin johonkin toiseen tiedostoon tai verkkosivulle. Linkeistä voit lisätä tekstiin myös kirjanmerkkejä ja ristiviitteitä, joskaan ei itse ole juurikaan toimintoja käyttänyt.
- Kommentit: Kommentointi tekstidokumentissa on myös kätevä tapa lisätä informaatioa tekstistä. Kommentti avautuu lukijalle esimerkiksi neliön muotoisena laatikkona, jossa on lisähuomautuksia käsitellystä aiheesta.
- Ylä- ja alatunniste: Erittäin usein tekstiasiakirjaan lisätään ylä- ja/tai alatunniste, joka toistuu tekstidokumentin jokaisella sivulla. Tunnisteisiin laitetaan usein osoitetiedot, dokumentin otsake, päivämäärä ja sivunumero sekä sivujen kokonaismäärä. Sivunumeroita käytetään, jos dokumentti on monisivuinen. Yksisivuiselle dokumentille ei luonnollisesti ole tarvetta sivunumeroa lisätä.
- Teksti: Toimintolohkon toimintojen avulla voit lisätä sivulle esimerkiksi automaattisesti päivittyvän päivämäärän. Käytännössä päivämäärä päivittyy aina avatessa dokumentin sille päivälle, jolloin dokumentti avataan. Toiminto on kätevä esimerkiksi CV:ssä, jolloin päivämäärää ai tarvitse päivittää manuaalisesti. Lohkosta löyty myös muita toimintoja, joita ei kovin usein ole tarpeen käyttää.
- Merkit: Joskus tekstin joukkoon on tarve lisätä erikoismerkkejää tai symboleja, joita ei tietokoneen näppäimistön avulla saa laitettua. Edellämainitussa tilanteessa merkkiä voi hakea Merkit-toiminnon kautta. Myös matemaattisten kaavojen luominen saattaa olla ilman erityistoimintoa hankalaa ja mahdotonta.
Asettelu-välilehti
Sivun perusasetukset voidaan määritellä Asettelu-välilehdellä. Usein dokumentin tekeminen aloitetaan asettamalla perusasetukset kuntoon, joten tämän välilehde käyttö tulee tutuksi ensimmäisenä tekstidokumentin tekoa aloitettaessa. Valintanauhan toimintoja ovat seuraavat:
- Sivun asetukset: Määritetään sivun reunoihin marginaalit eli reunukset. Voit myös määrittää uudelleen sivun suunnan (vaakasivu vai pystysivu) tai sivun koon. Palstat ovat tuttuja esimerkiksi sanomalehdistä, joissa teksti usein palstoitetaan kahdelle tai useammalle palstalle vierekkäin.
- Kappale: Välilehdeltä löytyy toiminto, jolla voidaan sisentää tekstikappaleen tekstiä tai muuttaa tekstikappaleiden välin tyhjää tilaa. Aiheesta puhuttiin myös aiemmin typografian yhteydessä.
- Järjestä: Järjestä välilehden toiminnot tulevat aktiivisiksi, kun klikataan esimerkiksi sivulla olevaa kuvaa. Kuva voidaan siirtää dokumentissa syvyyssuunnassa esimerkiksi niin, että se tulee tekstin tai muun elementin taakse.
