10.2 Viestintäalustat

Erityisesti COVID-19 epidemian ansiosta etäkokoukset ja etänä työskentely on lisääntynyt rajusti. Esimerkiksi Duunitori.fi -työnhakupalvelu kertoo, että ensimmäisenä koronavuonna 2020 työpaikkailmoitukset, joissa mainitaan etätyömahdollisuus lisääntyivät 50 prosenttia vuodesta 2019. Vuonna 2021 määrä oli edelleen tuplaantunut ja Duunitorilla julkaistiin jo noin 34 000 työpaikkailmoitusta.

Teknologia etätöiden ja -kokousten järjestämiseen on myös kehittynyt jatkuvasti. Suomessa Microsoftin Teams on hyvin tavallinen valinta alustaksi etäkokousten järjestämiseen. Toinen usein käytetty alusta on Zoom. Microsoftilla Teams on suunnattu yrityksille ja yhteisöille. Yksityishenkilöille Microsoft suosittaa Skypeä. Zoom-palvelua voivat käyttää sekä yksityishenkilöt että yhteisöt samoin kuin Google Meet.

Tarkastellaan harjoituksen vuoksi Googlen Meet palvelua. Kokouksen luominen on todella yksinkertaista. Google Meet-palvelun sivulla luodaan url-linkki etäkokoukseen. Seuraamalla linkkiä osallistujat voivat liittyä kokoukseen. Kokoukseen voidaan osallistua joko tietokoneella tai matkapuhelimella.

Etiketti etäpalaverissa

Etäkokouksessa on hyvä ottaa muut osallistujat huomioon. Erityisesti kannattaa kiinnittää huomio kameran ja mikrofonin käyttämiseen. Sovelluksessa voit hallita onko mikki tai kamera päällä ja siksi kannattaa käyttää mikrofonia vain, kun otat osaa keskusteluun. On hyvin tavallinen moka, että mikrofoni on kokouksessa jatkuvasti päällä, jolloin kodin taustaäänet yksityisine keskusteluineen kuuluvat kaikille osallistujille. On hyvä tapa laittaa sekä kamera että mikrofoni pois päältä ennen kuin liittyy kokoukseen ja avata ne tervehtiäkseen muita osallistujia.

Kameraa kannattaa käyttää riippuen kokouksen järjestäjien toiveista. Toisten kasvojen näkeminen on tärkeä osa vuorovaikutusta ja vaikuttaa sekä osallistujien sitoutumiseen että koko palaverin yleisfiilikseen. Laita siis kamera päälle, ja valitse ennen palaveria mahdollisimman rauhallinen tausta. Jos oman ympäristön esittely ei innosta, muista: useassa softassa voit vaihtaa taustan mielesi mukaan! Kun mietit missä fyysisesti otat osaa kokoukseen, kannattaa muistaa että kamera näyttää kaiken mikä linssin näkyvyysalueella on ja myös takanasi olevat asiat näkyvät kaikille osallistujille. Paljon vitsaillaan puolison nakuilusta taustalla osallistujan taustalla ja sellaista on varmasti tapahtunutkin. Sovelluksessa on myös toiminto sumentaa tausta tai käyttää taustakuvaa, joka rajaa taustan näkyvistä. Käytä siis kameraa harkiten mutta käytä kuitenkin jos mahdollista.

Älä tee etäpalaverissa mitään sellaista, mitä et tekisi lähipalaverissakaan. Jätä sähköpostit ja muut hommat myöhemmäksi ja yritä keskittyä kokouksen asioihin. Kannattaa muistaa, että luennoitsija on nähnyt vaivaa kokouksen valmisteluun ja ansaitsee sinunkin huomiosi.

Muista sulkea kaikki ylimääräinen, jos jaat näyttösi muille! Näytön jakaminen on mahdollista kaikissa etäkokouspalveluissa. Tavallisesti voidaan valita jaetaanko koko tietokoneen näyttö, jokin avoinna oleva ikkuna tai selaimen välilehti. Valintavaihtoehtoja kannattaa hyödyntää ja jakaa vain se joka on oleellista. Koko näytön jakamisessa tulee huolehtia, että muille näkyy vain se mikä on tarpeen.